電子郵件是被廣泛使用的溝通方式之一, 特別是國外, 不管是上學還是上班, Email都是最有效的聯繫管道. 日常的電子郵件可以隨便寫寫, 那麼正式場合的英文Email怎麼寫呢? 很多留學生都為此困擾, 本期EssayV香港論文代寫平臺幫助你瞭解正式的英文郵件格式和Email寫作注意事項.
目錄:
什麼算是正式的郵件?
Formal email和Casual email有什麼區別?
正式的英文Email怎麼寫?
英文郵件範文
商務英文Email格式
Email寫作注意事項
香港學術論文代寫 – EssayV
什麼算是正式的郵件?
Formal email(正式郵件)通常是發送給不太瞭解或者比較權威的人士. 比如你的教授, 希望合作的公司之類的. 如果你的工作場所是比較正式的環境, 請使用Formal email與老闆和同事聯繫.
Formal email和Casual email有什麼區別?
日常的電子郵件不同於正式的電子郵件, Casual email可以跟朋友, 家人, 或者是很熟悉的人, 跟他們發送郵件時, 不需要擔心Email格式和語氣. 但Formal email就不一樣的, 正式郵件有一定的格式和結構. 比如開頭就有明確的稱呼, 署名, 開頭, 正文, 結尾都有一定的講究. Formal email和Casual email使用的語言也不太相同, 寫正式英文郵件時, 避免使用俚語, 縮寫等, 要確保使用正確的語法, 句子通順無錯誤. 下麵我們分別列舉一個例子:
① Casual email示例:
Hey Anya,
Thanks for the notes. You’re the best!
See you later,
Kira
② Formal email示例:
正式的英文Email怎麼寫?
① 一個清晰的主題行
電子郵件的主題行是你的收件人打開郵件前首先看到的, 因此你要以快速傳達資訊為目標, 可以將重要的詞放在開頭, 比如”Request for more information”, “Action needed: contract attached below”; 主題行不需要遵循嚴格的語法或規則, 確保一致性和拼寫正確即可.
② 英文郵件開頭問候語
問候語是英文郵件實際文本中的第一行, 請記住, 在開頭問候語中, 必須將每個單詞大寫, 比如: Hello [Name], Hi [Name], Tips: 不需要在”hello”和名字之間插入逗號.
③ 英文郵件開場白
● 開場白是英文Email最難寫的部分, 以一種禮貌的姿態開場准是沒錯的! 你可以使用諸如:
I hope you had a good weekend 我希望你有一個美妙的週末
It’s great to hear from you 很高興收到你的來信
I’m eager to get your advice on… 我很想得到你的建議
● 如果你正在跟進某事, 可以使用:
As promised, I’m… 按照約定, 我…
Can you provide me with an update on… 你能給我提供關於…的更新嗎?
I’m getting back to you about… 我正在回復你關於…
● 如果你想更加個性化, 可以:
Congratulations on [recent accomplishment] 祝賀[最近的成就]
I hope you enjoyed your [event or vacation] 我希望你喜歡你的[活動或假期]
I loved Your recent photo我喜歡你最近的照片
④ 寫英文郵件的正文
● 發送電子郵件的目的
As you may know, our department is currently looking for someone to… 如您所知, 我們的部門目前正在尋找人…
A colleague of mine recently informed me about a job opening in your company, and so… 我的一位同事告訴我, 貴公司最近有一個職位空缺, 所以…
● 提及需要採取的行動
盡可能清楚說明你需要收件人採取的行動.
Let me know what you think about my ideas/suggestions. 讓我知道你對我的想法/建議看法.
Let me know when you would be available to meet next week. 知道下周什麼時候有空見面.
● 寫下結束語
在結束電子郵件之前, 用一兩句話”提醒”收件人回復.
Feel free to reach out if you have any questions. 如果你有任何問題, 請隨時與我們聯繫.
Let me know if you need any clarification. 如果你需要任何說明, 請告訴我.
⑤ 英文郵件結尾
Email結尾怎麼寫? Closing或者sign-off應反映你的專業精神以及對收件人的熟悉程度. 正式一點總是比非正式的要好, 這裏有一些例子可供參考:
● Best,
● Warm regards,
● Regards,
● Thank you,
● Sincerely,
● Warmly,
● Kind regards,
英文郵件範文
商務英文Email格式
電子郵件一般都是略讀的, 所以在格式方面強調的是閱讀性! 使用較短的段落, 列表和要點來簡化你的資訊. 可以使用標題來分解概念並幫助讀者流覽. 以下是常見的英文Email格式設置:
① 字體: 最好選擇 sans serif, 這類型的字體更簡單易讀, 即使是小螢幕, 閱讀起來也沒有困難. Gmail默認使用無襯線字體, 你還可以使用Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS 或 Verdana, 都是不錯的選擇.
② 文字大小: 電子郵件要保持在正常大小, 一般在10-12pt之間.
③ 粗體: 適當使用粗體作為標題, 來強調重要文本. 當收件人掃描電子郵件時, 能一下子get重點.
④ 斜體: 斜體也是一種吸引注意力的方式, 它們強調句子的某個區域.
⑤ 下劃線: 帶下劃線的文本容易與鏈接混淆, 寫作英文Email時, 最好不要使用帶下劃線的文本, 使用粗體和斜體就夠了.
⑥ 文本顏色: 避免在電子郵件中使用多種文本顏色.
⑦ 對齊: 商務英文Email使用的是完全左對齊的文本, 學術寫作則是將段落的第一句US縮進5個空格. 但是在商務電子郵件中, 永遠不需要使用縮進段落的開頭.
⑧ 數字: 使用標號列表可以幫助組織順序; 比如你要描述步驟, 則可以使用編號列表.
⑨ 使用專業的電子郵件地址: 你的電子郵件應該是真實姓名的變體, 而不是昵稱.
Email寫作注意事項
有很多種方法可以讓你的電子郵件大放異彩, 主要還是注重一些小細節, 下麵是EssayV整理的Email寫作注意事項.
① 優化你的主題行
你的主題行是收件人在收到你的電子郵件後首先看到的內容, 因此對其進行優化非常重要. 記住以下提示:
● 保持簡短, 儘量不要超過40個字元.
● 使其個性化, 如果你有收件人的姓名, 就使用收件人的姓名.
● 使用號召性短語, 比如”let’s set up a meeting today”.
● 營造緊迫感, 比如”offer expiring soon”.
② 總結電子郵件要點
確保郵件內容有趣相關且直截了當. 為什麼要將你的主要觀點放在第一句/第一段的原因.
③ 注意易讀性
將資訊分為段落並適當利用標題和列表, 可以使用粗體或斜體強調關鍵資訊, 不要太過分就好. 你的目標是讓你的Email盡可能結構化且易於流覽.
④ 檢查語法拼寫, 使用專業字體
仔細校對你的電子郵件, 正式郵件避免使用表情符號或非正式縮寫, 如BTW, ASAP等.
雖然很多電子郵件客戶端支持更改字體, 但儘量使用諸如Arial 或 Sans Serif 之類的, 避免使用不同的顏色.
⑤ 添加必要的附件
如果你在正文中提及任何附件, 確保在郵件中包含它們. 盡可能減少附件的數量和大小, 使用通用的檔類型.
⑥ 花點時間校對一下
在發送之間回顧一些你寫的東西, 記住一個原則: 理想的電子郵件應該是簡潔的! 確保你的問候語看起來沒什麼問題, 仔細檢查你提出的要求是否直接且易於理解, 但又不唐突和冒昧.
香港學術論文代寫 – EssayV
● 100%原創無抄襲論文, 免費提供Turnitin官方查重檢測報告;
● 100%本土母語導師, 能力經過重重考核和測試, 高分論文締造者;
● 100%退款保障, 14天內提供免費無限次修改, 修改至客戶滿意為止;
● 一站式快捷訂單系統, 節省更多時間, 通過後臺系統可直接交流;
● 24小時客服, 全年無休, 快速回應, 及時解決您的學術難題;
以上就是英文Email怎麼寫的全部內容了, 想瞭解更多學術寫作指南鎖定EssayV. 1200+專業母語導師提供100%原創的高質量代寫論文服務, 囊括80+熱門學科, 100%準時交付, 14天內免費修訂, 保證讓您滿意!
